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  • Enis Msyr

Nos astuces pour analyser la pertinence des KPIs et du pilotage de votre startup

La bonne définition et le bon suivi de ses KPIs est un élément capital du contrôle de gestion et du pilotage en startup. Comme nous l’avons raconté dans l’article Easley Pilotez vos KPIs : soyez acteur de l'atteinte des objectifs de votre startup et 3 astuces pour piloter rigoureusement votre startup, le contrôle de gestion et le pilotage en startup commencent par quatre étapes fondamentales :

· Définir ses KPIs en fonction de ses priorités et de ses enjeux

· Définir des objectifs pour chacun de ces KPIs

· Mettre en place des plans d’action pour atteindre ces objectifs

· Evaluer de manière critique les résultats de ces plans d’action, pour décider des suivants

Analyser son écosystème de KPIs

Analyser ses KPIs, leurs relations, et leur poids dans votre business model


Quels sont les domaines prioritaires à suivre ?


Comme on l’a expliqué dans l’article ‘Le contrôle de gestion, c’est aussi pour les startups !’ , il faut partir de ses KPIs directeurs : qu’est-ce que je veux faire avec cette boite ? En général, il y a trois objectifs qui sont à garder en tête en permanence :

· Le nombre d’utilisateurs/clients : c’est le cœur de votre projet. Si vous vendez des repas, ce qui vous intéresse c’est le nombre de repas vendus. Si vous êtes un réseau social, ce qui vous intéresse c’est votre nombre d’utilisateurs actifs.

· Le Chiffre d’Affaires : ça vous dit si votre projet est en croissance, s’il est viable et s’il semble y avoir un business model. C’est ce que vos investisseurs vont regarder - avec votre nombre d’utilisateurs/clients.

· Votre Cash Burn : « Cash is King » comme on dit. Il montre si vous allez mettre la clé sous la porte par manque de trésorerie, à quelle échéance, ou pas. Tout le reste dépend du fait que vous ayez de l’argent dans les caisses !

Vous pouvez évidemment en rajouter si vous pensez que c’est pertinent ! Mais toujours dans une logique de 3 à 5 KPIs au maximum, comme expliqué dans notre article Pilotez vos KPIs : soyez acteur de l'atteinte des objectifs de votre startup.


Déterminer les bons KPIs de pilotage qui influencent vos KPIs directeurs


Il vous faudra ensuite définir tous les KPIs sur lesquels vous pouvez agir et qui auront un impact sur ces KPIs directeurs.

Pour l’utilisation :

· Nombre d’inscrits

· Coût d’acquisition client (CAC)

· Temps passé sur le site internet

· Taux de passage à l’acte

· Taux de récurrence

· Taux de churn et taux de rétention

· Panier moyen

Pour le CA :

· Nombre de leads en cold calling

· Nombre de leads entrant (Lead generation) et CAC

· Différents taux de conversion : prospect à prospect qualifié, prospect qualifié à RDV, RDV à propale, propale à négo du contrat, négo à signature.

· Taux de churn et taux de renouvellement

· Taux d’upsell, et croissance par rapport au contrat initial.

Pour le cash burn

· Clients signés

· Coûts : fixes et variables, directs, d’exploitation, généraux et administratifs, financiers, fiscaux. La structure de coûts est propre à chaque startup ou entreprise, à son business model.

· Efficacité de la facturation : tous les contrats signés sont-ils facturés, sans « vice de forme », et à temps ?

· Vitesse de paiement des clients et des fournisseurs : y a-t-il des clients en retard ?

Si je jargonne trop, n’hésitez pas à me le dire, je ferai attention à moins le faire !

Suivre quotidiennement ses KPI

Projeter les KPIs de votre startup et garder en permanence le nez dessus


Le pilotage de votre startup passe aussi par la modélisation financière


On arrive au moment où des modèles financiers – type business plan – deviennent indispensables. En effet, il vous faut connaître l’impact de chacune de ces variables sur vos KPIs directeurs. Si vous remarquez que doubler la valeur d’un KPI de pilotage n’a presque pas d’incidence sur votre KPI directeur, vous ne devez pas consacrer de l’énergie à le suivre. Par exemple, si vous investissez massivement dans l’acquisition clients, mais que vous avez un problème de rétention, vous allez gaspiller votre temps et votre argent. Votre urgence va plutôt être de vous concentrer sur la rétention de vos utilisateurs/clients, pour boucher votre tonneau des danaïdes.

C’est le début de la mise en place « la vraie stratégie de pilotage des KPIs », définie dans l’article d’Easley Pilotez vos KPIs : soyez acteur de l'atteinte des objectifs de votre startup. Donc chiffrer, et prioriser. L’objectif est de trouver les fameux quick wins, qui vous apporteront le maximum de résultat pour un minimum d’investissement en énergie, en temps et en argent. Plus vous ferez cet exercice, plus les victoires seront lentes et difficiles. Mais plus c’est le cas, plus vous vous êtes amélioré.e ! Ça voudra dire que vous n’êtes plus en train de gérer les urgences, mais en train d’optimiser.

Grâce à votre modèle financier, vous allez pouvoir faire des simulations et savoir exactement sous quelles conditions vous atteignez votre objectif directeur. Il y aura toujours plusieurs moyens, plusieurs KPIs sur lesquels agir pour atteindre un objectif. Par exemple, pour doubler votre CA, vous pouvez doubler votre nombre de leads, doubler votre taux de conversion, doubler votre panier moyen, etc. En général, ça sera une combinaison de tout ça. Et l’enjeu ici sera de bien déterminer sur quels KPIs vous pourrez agir le plus facilement pour un maximum de résultat. Vous avez peut-être un panier moyen canon par rapport au marché, donc très difficile à améliorer encore plus. En revanche vous n’avez peut-être pas assez de leads, et ce serait plus facile à améliorer.


Des deadlines à 3 mois et un suivi quotidien pour un pilotage efficace de votre startup


Comme évoqué dans l’article d’Easley Pilotez vos KPIs : soyez acteur de l'atteinte des objectifs de votre startup il faut redéfinir régulièrement ses KPIs. Ce qui veut dire que ce travail doit être effectué à intervalles réguliers. Chez Easley, nous recommandons le trimestre :

· Assez long pour mettre en place des actions et observer des résultats. Plus court, on ne peut pas vraiment prendre les nouvelles habitudes et mesurer les résultats du plan d’action.

· Assez court pour créer un momentum autour du plan d’action, et pour garder les deadlines en tête. Plus long, ce n’est pas prioritaire, et on le fera le mois prochain, et en fait jamais.

Les nouveaux plans d’actions doivent être mis en place immédiatement, et devenir des habitudes bien rôdées le plus rapidement possible – le temps exact dépend des projets et des équipes. Il faut que le deuxième et le troisième mois servent à mesurer les résultats et à affiner les actions qu’on mène.

En effet, ce que vous aurez décidé en début de trimestre aura peu de chance d’être la formule parfaite. Et c’est normal ! Vous allez gagner de l’expérience en exécutant – devenir forgeron en forgeant. Il est néanmoins essentiel de bien réfléchir à son plan d’action en début de trimestre, de le concevoir en détails, et de l’appliquer à la lettre (autant que possible). Ça vous permettra de réagir et de réajuster beaucoup plus facilement vos actions au fur et à mesure.


Une bonne visibilité sur ses data financières pour accompagner votre pilotage


Pour réagir rapidement, il est aussi essentiel de pouvoir mesurer ses progrès en live ! Il est très important de pouvoir accéder à ses data financières et d’activité en temps réel et de les suivre, de se mettre des alertes si un KPI explose ou s’il dévisse. Pour bien piloter sa startup, il faut garder les yeux sur la route en permanence, et réagir très vite !

Chez Easley, on est convaincu que notre rôle est d’être votre copilote : vous tenir informé en live sur ce qui se passe sur le chemin, et vous aider à tenir la route ! Comme le dit notre devise : « La bonne donnée, au bon moment, pour la bonne décision » ! Dans le prochain article, on vous donnera notre vision sur comment faire votre reporting, et comment en tirer profit pour avoir un contrôle de gestion/un pilotage efficace de sa startup.

Si vous voulez être informé en temps réel, ou nous rencontrer pour en discuter, appuyez sur le bouton « Discutons-en » !

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