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  • Enis Msyr

Pilotez vos KPIs : soyez acteur de l'atteinte des objectifs de votre startup


Définir vos KPI : le premier pas pour atteindre vos objectifs

Le contrôle de gestion adapté aux startups permet un pilotage efficace des projets. Et il repose avant tout sur la définition d’indicateurs pertinents !

Comme expliqué dans notre article sur le contrôle de gestion adapté aux startups (ici), on définit chez Easley 3 types d’indicateurs, ou KPI :

  1. Les KPI directeurs,

  2. Les KPI de pilotage,

  3. Les KPI de process.


Définir des KPI qui correspondent aux enjeux de votre startup


Privilégier la qualité sur le volume de KPI


Il n’existe malheureusement pas de formule magique et d’indicateurs qui s’appliquent à tout le monde. Comme développé dans notre article d’Easley sur le contrôle de gestion adapté aux startups (ici), il faut bien comprendre les clés de votre business, et comprendre comment obtenir le plus de résultats avec le minium d’efforts – en termes de temps et d’argent.

Et donc, pour piloter des indicateurs efficacement, il faut qu’il y en ait peu. Les CEO de startups qui pilotent 15 KPIs ne s’en sortent plus. En effet, chaque indicateur qu’on suit demande (1) qu’on le suive, et (2) qu’on agisse dessus. On ne peut malheureusement pas suivre et agir au quotidien sur 15 indicateurs, donc 3 à 5 KPI sont largement suffisants.

Et les KPI ne sont pas le privilège (ou la corvée) du CEO ! Chez Easley, on est convaincus que chaque personne dans l’entreprise a ses 3 à 5 indicateurs. Et chacun doit pouvoir dire de tête, en soirée (pro bien sûr, bien séparée de la vie privée !), quel est son objectif et où il en est. Donc il faut peu d’indicateurs, 3 à 5 au maximum. Cela implique et nécessite une vraie culture entrepreneuriale dans l’entreprise : chacun est pleinement responsable de l’atteinte de ses objectifs. Il n’est pas incentivé au volume de travail, mais à l’atteinte de résultats très clairement définis.


Des KPI "intelligents" adaptés à vos ressources et à vos objectifs


Une fois les KPI définis, il faut se fixer des objectifs. Pour reprendre un concept cher à nos études en école de commerce, les objectifs doivent être « SMART » :

· Spécifiques : il faut qu’ils soient bien définis, qu’on puisse directement y associer une action. Par exemple, « Faire grandir l’entreprise » n’est pas un objectif spécifique. Faire croitre le CA l’est.

· Mesurables : on doit pouvoir les mesurer. « Faire un produit plus complet » n’est pas mesurable ; on peut mesurer la satisfaction clients, le taux de renouvellement des contrats, ou le taux de conversion des leads.

· Atteignables : fixer des objectifs trop hauts ou impossible est contre-productif. Car si ça peut booster les équipes un temps, ça finira par les démotiver. Certes, « Shoot for the moon » comme dit cette citation inaugurale de chaque cours de stratégie. Mais contrairement à ce que dit la citation, si vous vous loupez, nous n’atteindrez pas les étoiles. Vos cosmonautes vont mal le vivre, et de ne plus vous suivre au prochain lancement.

· Réalistes : est-ce que vous vous donnez vraiment les moyens de les atteindre ? Quelles sont les ressources que vous dégagez pour cela.

· Temporels : l’objectif est de faire 1 million de CA, OK, mais quand ? Il doit absolument y avoir une deadline sur chaque objectif.

Pour les KPI directeurs, le CA par exemple, en général ça ne pose pas de problème. C’est spécifique, le comptable le mesure très bien, ce n’est pas toujours atteignable mais soit, le réalisme est plutôt au rendez-vous (mais pas toujours), et la deadline c’est la fin de l’année. En revanche, les KPI de pilotage sont plus complexes à objectiver. Réduire les cycles de vente par exemple. Vous comprenez, on aimerait bien, mais vu notre marché, c’est assez classique, et ça a toujours été comme ça. Ça dépend surtout du talent des commerciaux. Chez Easley, on est convaincus du contraire, réduire la longueur des cycles peut avoir un impact monstre sur votre CA et votre trésorerie, donc on doit s’en occuper sérieusement !


Les KPI doivent ensuite être pilotés pour atteindre les objectifs de votre startup


Chaque indicateur doit se piloter


Une vraie stratégie de pilotage des KPIs


Il faut donc commencer par identifier où vous en êtes aujourd’hui, et quel serait l’objectif idéal, et à quelle date. Par exemple, j’ai des cycles commerciaux de 12 mois, et j’aimerais tomber à 6 d’ici décembre 2021. Je divise cet objectif par paliers, avec des objectifs par palier. Je vise donc 10 mois en décembre 2020, 9 en avril 2021, 8 en juin 2021, 7 en septembre, et 6 en décembre. Réduire d’un mois par trimestre me semble atteignable, et je peux me donner les moyens d’y arriver.

La question la moins vite répondue est donc l’étape qui suit : est-ce que ça vaut le coup de me donner les moyens. Je dois définir un plan d’action, voir combien ça me coûte en temps et en argent, qu’est-ce que je dois abandonner si je le fais, et qu’est-ce que ça me fait gagner par rapport à mes objectifs directeurs. On détaillera tout ça bientôt dans un prochain article !

Ce ROI (retour sur investissement) du KPI permet de savoir si c’est un chantier qu’on a envie de mener, et donc un KPI qu’on veut actionner. Et toujours garder en tête qu’on va en garder 3 à 5, car notre temps et notre énergie ne sont pas infinis !


Les data financières à la base du pilotage de votre startup


Identifier les chantiers prioritaires, établir une feuille de route pour les traiter, et suivre leur avancement est donc à la base de votre pilotage. Et comment peut-on mesurer tout ça ? Grâce aux données financières et d’activité. Et la condition sine qua non pour le faire c’est d’avoir accès à des données financières et d’activité fiables.

Aujourd’hui, la sources de data sont multiples : CRM, logiciel de comptabilité, compte en banque, etc. Mais elles ne sont pas encore exploitées pour piloter l’entreprise. Par exemple, tout le monde utilise un CRM pour suivre ses prospects, son marketing, ses clients. En revanche, ces données ne sont pas assez exploitées pour identifier les points forts de votre activité commerciale, ses points de friction, ce sur quoi vous devez absolument miser et ce que vous devez réparer. Par exemple, on peut remarquer que les paniers moyens sont plus importants à Paris qu’à Marseille, mais que les taux de transformation sont meilleurs à Marseille qu’à Paris, et agir dessus. Ou que les clients sont facturés trop tard par rapport à la date où ils sont signés, ou que tel type de client a des délais de paiement plus longs que tel autre.

Les données financières peuvent donc vous mettre en évidence des choses que vous n’aviez pas vues, et vous aider ensuite à suivre vos avancées. C’est le combat d’Easley !


Les KPI demandent à être redéfinis régulièrement


Pour que vos indicateurs de pilotage aient de sens et de l’utilité sur le long terme, il faut les remettre en question régulièrement. J’ai défini un indicateur car il posait problème pour la startup, et que je pouvais me donner les moyens de corriger ce problème. Si l’objectif n’est pas atteint, on peut continuer à le suivre et à agir dessus. Si l’objectif est atteint est qu’il est stable, on peut chercher à identifier un prochain chantier, et on recommence comme pour le précédent.

Les entreprises en croissance, les startups en particulier, changent très vite. Les chantiers changent donc très souvent, les priorités bougent. Mais il ne faut surtout pas céder à l’urgence du moment, et il faut maintenir ses efforts sur les chantiers qu’on s’est donnés. Quand j’ai décidé de suivre ce KPI, c’était pour une bonne raison et j’étais convaincu. Il ne faut pas qu’au premier virage je change d’avis !

Dans le prochain article d’Easley, on approfondira encore ce sujet, en vous détaillant comment définir des plans d’action pour atteindre ses objectifs, et comment faire un reporting vraiment utile !

Si vous voulez être informé en temps réel, ou nous rencontrer pour en discuter, appuyez sur le bouton « Discutons-en » !

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